Syarat dan ketentuan ini berlaku bagi peserta yang mendaftar pada program perjalanan Hayatun Tour. Dengan melakukan pendaftaran dan membayar deposit, peserta menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan berikut.
Harga, jadwal, program, dan fasilitas
- Harga paket, jadwal, program perjalanan, dan fasilitas dapat berubah sewaktu-waktu mengikuti kondisi penerbangan, kebijakan negara tujuan, serta situasi lain yang memengaruhi pelaksanaan perjalanan.
- Harga paket dihitung berdasarkan minimum keberangkatan 20 peserta dan dapat disesuaikan apabila jumlah peserta tidak mencapai kuota minimum.
- Pembayaran deposit dan harga paket dilakukan dalam mata uang Rupiah menggunakan kurs yang berlaku pada saat transaksi.
- Susunan perjalanan dapat berubah mengikuti kondisi yang memungkinkan tanpa mengurangi isi utama program. Apabila di kota tujuan berlangsung pameran, konferensi, atau kondisi lain yang memengaruhi ketersediaan akomodasi, hotel dapat diganti dengan hotel setara di kota terdekat.
Pendaftaran dan pembayaran
- Pendaftaran disertai deposit minimum Rp20.000.000 per jamaah. Deposit tidak dapat dikembalikan.
- Pelunasan biaya paket dilakukan paling lambat 5 minggu sebelum jadwal keberangkatan.
- Pendaftaran tanpa pembayaran deposit bersifat tidak mengikat dan dapat dibatalkan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada peserta.
- Pendaftaran ditutup 4 minggu sebelum jadwal keberangkatan atau setelah kuota peserta terpenuhi.
- Hayatun Tour berhak membatalkan pendaftaran peserta yang belum membayar uang muka atau pelunasan sesuai batas waktu yang telah ditentukan.
Persyaratan dokumen
Peserta wajib memenuhi dokumen yang dipersyaratkan untuk paket dan negara tujuan. Dokumen tersebut dapat meliputi:
- Surat sponsor berbahasa Inggris dari perusahaan tempat peserta bekerja.
- Bukti keuangan asli berupa rekening bank 3 bulan terakhir dari bank tempat rekening dibuka.
- Pasfoto berwarna ukuran 3,5 × 4,5 cm dengan komposisi wajah 80%, sebanyak 4 lembar.
- Paspor asli dengan nama minimal 2 kata pada halaman identitas dan masa berlaku minimal 7 bulan sebelum keberangkatan.
- Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga.
- Fotokopi buku nikah sebanyak 3 lembar bagi peserta suami istri.
- Fotokopi kartu pelajar dan surat keterangan sekolah bagi peserta pelajar.
- Fotokopi akta kelahiran bagi peserta anak.
Ketentuan peserta
Peserta berusia di atas 70 tahun, memiliki keterbatasan fungsi anggota tubuh atau indera, atau memiliki keterbatasan mental wajib didampingi oleh anggota keluarga, teman, atau saudara yang bertanggung jawab selama perjalanan.
Pembatalan
Pembatalan oleh peserta dikenakan biaya berdasarkan waktu pembatalan:
- 4 minggu sebelum keberangkatan: 25% dari harga paket.
- 3 minggu sebelum keberangkatan: 50% dari harga paket.
- 2 minggu sebelum keberangkatan: 75% dari harga paket.
- 1 minggu sebelum keberangkatan: 100% dari harga paket.
Ketentuan biaya pembatalan tersebut juga berlaku apabila:
- Peserta mengganti tanggal keberangkatan atau paket perjalanan.
- Peserta terlambat menyerahkan persyaratan visa sehingga proses visa belum selesai pada waktu keberangkatan.
- Permohonan visa ditolak setelah tiket diterbitkan karena tenggat waktu dari maskapai. Biaya visa tidak dapat dikembalikan dan peserta tetap dikenakan biaya pembatalan serta administrasi sesuai ketentuan maskapai, hotel, dan agen di luar negeri.
Deposit tidak dapat dikembalikan apabila peserta melakukan pembatalan secara sepihak.
Keadaan kahar
Apabila pembatalan dilakukan oleh peserta atau Hayatun Tour akibat bencana alam, perang, wabah penyakit, aksi terorisme, atau keadaan kahar lainnya, ketentuan pembatalan dapat berubah mengikuti kebijakan maskapai, hotel, dan agen di luar negeri.
Pengembalian dana
- Tiket pesawat, kereta api, transportasi lain, dan akomodasi yang tidak digunakan tidak dapat diuangkan kembali.
- Apabila calon peserta berhalangan atau sakit sebelum keberangkatan, pengembalian dana dan biaya pembatalan mengikuti ketentuan pembatalan di atas.
- Apabila layanan dalam paket tidak digunakan karena peserta berhalangan atau sakit selama perjalanan, peserta tidak berhak menuntut pengembalian dana.
- Peserta yang ditolak masuk atau dideportasi oleh imigrasi negara tujuan, ditolak oleh maskapai, sakit, mengalami gangguan kesehatan mental, mengalami kecelakaan, harus kembali, menyimpang dari program, atau membatalkan sebagian maupun hampir seluruh perjalanan setelah keberangkatan tidak berhak atas pengembalian dana untuk layanan yang belum atau tidak digunakan.
Persetujuan peserta
Dengan membayar deposit, peserta menyatakan telah memahami dan menyetujui persyaratan serta ketentuan paket perjalanan yang dipilih.